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勝手に手帳販促キャンペーン。（その１５）〜年末年始の転記ミス・転記漏れが不安？〜
今日（１１月２３日）は勤労感謝の日＆小雪（しょうせつ）でした。
今年も残すところ１週間と１ヶ月。
もうそろそろ、来年の手帳を使い始めたというお方もおられるのではないでしょうか。
年末年始の手帳の問題といえば、「年始の時期は、『古い手帳に書いた予定を新しい手帳に転記した時、転記ミスや転記漏れがなかったか』と、毎日何となく不安になる」というものもあるようです。
これは「その１２」で書いた「ダブルブッキングが不安」の逆パターンですね。
「年賀状を書くのと平行して、古い手帳に書いた予定を新しい手帳に書き写すのが、年末年始の習慣になっている」という人もけっこうおられるようなのですが、私はそれを初めて聞いた時、「年賀状を書くというただでさえ大変な作業があるのに、それに加えて手帳の転記までするの！？」と、びっくりしました。
私などもともと、どんなシチュエーションであれ、転記という作業そのものが面倒で仕方がなく、極力やりたくないもので（笑）。
「わざわざ転記するというのは、新旧の手帳を２冊持ち歩くのが嫌だからかな？」とも思ったのですが、転記ミスや転記漏れの不安があれば、結局は２冊持ち歩いてしまいませんか？
実際、不安があるなら、持ち歩いたほうがいいと思いますし……新旧２冊を持ち歩くといっても、せいぜい１ヶ月間くらいのことでしょうし、別に広辞苑を２冊持ち歩くわけじゃないですしね。（いや、広辞苑は１冊だけでも持ち歩くのは大変か。）
「古い手帳に書いた予定を新しい手帳に書き写す」ということをしている方々は、もしかしたら、年末年始という、ちょっと厳粛な感じの漂う空気の中、写経をするような気持ちで転記をしている、ということなのでしょうか。
システム手帳では、スケジューリングのためのリフィルを追加したり外したりするタイミングはユーザーの裁量で決められるので、新旧２冊持ち歩く必要は全くないし、転記する手間や漏れの不安も、「１年で１冊」式の手帳に比べれば、ないですよね。（ないというか、減らせますよね。）
「超整理手帳」もそうだろうと思っていたのですが……でも、「「超」整理手帳2008 週間スケジュールシート」にも、「次リフィルのための仮記入欄」という欄があるんですよね……しかも、４枚のシートに４枚とも……。
あの欄を使っているユーザーっているのかな？
でも、あの欄は最近になってできたものみたいだし、ということは、「次のリフィルに書き写さなきゃならないことをメモしておくための、専用の欄が欲しい」というユーザーの意見が多かった、ということなんでしょうね。
本当に「超整理手帳」を最小限の薄さ・軽さにして持ち歩きたい人は、「スケジュールシートは１枚分しか持ち歩かない」とかにしているのかも知れないし、そういう人には確かに、あの欄は便利かも知れません。
私がなぜ「転記嫌い」になったのかといいますと、これがまた、「その１２」のときと同様、以前の職場に関係してまして……。
その時にいた課には、課員が社内のどこかに書類を提出する場合、相手先へ直接提出するのではなく、一旦、課の中で取りまとめる、というルールがあったのです。
例えば、経理課に出す書類はＡさんが、総務課に出す書類はＢさんが、課員から課長へ出す書類はＣさんが一旦取りまとめ、１日の終わりに、まとめて提出先に持参する、というように。
これだけだったら別にそれほど特殊なルールではなかったと思うのですが、面妖千万だったのは、「書類を取りまとめた者が、書類をそのまままとめて提出先へ持っていく」のではなく、「書類を取りまとめた者が、提出用の別の様式に書き写してから、その様式を提出先へ持っていく」という決まりになっていたことです。
だから、書き写す段階での転記ミスや転記漏れが多かったの何の！
よく起きていたのは、休日に出勤することになったときに、「何時から何時まで出勤します」と事前に届けたはずのその時間帯や総時間数が、間違って届けられていた、というパターン。
これは休日出勤の割増賃金に関係してくるので、無視できません。
（給与計算が、タイムカードではなく、この届けた様式に基づいて計算されていたため。）
その次に多かったのは、休日に出勤する前に、「後日、この日に振替で休みます」と指定したおいたはずの日付が間違って届けられていた、というパターン。
これは、振替で休んだだけなのに、最悪の場合、「連絡なしの欠勤」として扱われていました。
他にも、「立替払いした交通費の額が間違って届けられていた」とか、「社内販売で買ったものの代金が間違った額で天引きされていた」とか、「食べた覚えのない仕出し弁当の代金が天引きされていた」とか、いろいろあったなあ。
周りの人たちがあまりにもしょっちゅうそういう被害に遭っており、私自身にも何回かそういうことがあったので、その後私は自衛のため、書類をどこかへ提出するときは、必ずコピーを取っておき、手元に残しておくようにしていました。
そのコピーがあったおかげで、「２ヶ月前に請求した交通費がまだ振り込まれていないんですが」とか「この日が欠勤扱いになってますけど、この日は欠勤じゃなくて振替休日のはずなんですが」とかの訂正も、他の人に比べるとすんなり通っていました。
でも、取りまとめて転記する人が悪いとばかりもいえなかったんですよね。
「何でこんな無駄な作業を」とイライラしながら転記する、その人の負担もすごかっただろうし。
また、各部署で書類を取りまとめて書き写す人は、「社員の名前、社員番号、時間や金額」などを別様式に書いて提出するわけですが、提出先から「社員の名前と社員番号が一致しないが、どちらが正しいのか」という照会もよくありました。
確認や訂正を求められたり、求めたりしていた経理課や総務課の人も、「何でこんな無駄な仕事が多いんだ」と、うんざりしていたことでしょう。
（嬉々としてやっていたのではないと思いたい（汗）。）
本当に、何で「別の様式に書き写す」などというルールがあったんだろう。
今でも不思議だ。
まだあのままなのかな、あのルール。
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